العمل ليس شيئاً جذاباً ومريحاً؛ فلا أحد ينكر طبيعته المرهقة، ولكن لأن العمل جزء أصيل من الحياة وهي لا تكتمل بدونه، وجب التفكير في كيفية تسهيله؛ لتحقيق الأهداف وإنجاز المهام وإحراز التقدم المطلوب مع حفظ الوقت والجهد بدلاً من أداء المهام المطلوبة باستغراق طاقة الإنسان كاملة ووقته كله، والبقاء تحت ضغط نفسي مستمر.
وسواء كان العمل أكاديمياً أو تجارياً، فإن إنجاز المهام بجودة عالية يتطلب تركيزاً شديداً، والإسراع العشوائي في إنجازها قد يقلل من جودتها، والحقيقة أن بإمكاننا تسهيل المهام وإنجازها بذكاء أكثر لاختصار الوقت والجهد وتخطي الصعوبة، مع المحافظة على الجودة المطلوبة، بل ومضاعفة الإنجاز مع الانبهار من النتائج .
فيما يلي 10 طرائق ذكية تسرّع إنجاز العمل بجودة واحتراف:
أولاً/ خطط لمهامك بقدر ما تستطيع
التخطيط أحد طرائق العمل الذكية جداً، ولا نعني التخطيط طويل الأمد بل اليومي السهل العملي، وما أكثر الأوقات الضائعة من أيامنا، والتي نمضيها هباءً، فلنستغل بعضها في التخطيط ، قبل النوم مثلاً... إذا جربت كتابة جدول أعمال الغد، أو كتبت جدول أعمال الأسبوع القادم في آخر ساعة من مساء يوم الجمعة (الإجازة الأسبوعية) ثم مراجعتها وتصنيفها وترتيب الأولويات، سوف تختصر الكثير من وقت وجهد العمل وتحافظ على الوقت الضائع هباءً.
اقرأ: كيف نقلّص الوقت الذي نهدره في اتخاذ القرارات وحل المشكلات؟
ثانياً/ حدد المهام ذات الأولوية
خلال العمل يمكن وضع الاستراتيجيات التنفيذية المناسبة، وتحديد أهم الأنشطة، والمهام ذات الأولوية، ويمكنك تحقيق ذلك بقول "لا" لأية مهمة خارجية غير ذات علاقة بك، وترتيب مهامك حسب أولويتها وأوقات تسليمها؛ لكي تنجزها بشكل أسرع وبعيداً عن أي توتر وارتباك.
يمكن وضع الاستراتيجيات التنفيذية المناسبة، وتحديد أهم الأنشطة، والمهام ذات الأولوية، ويمكنك تحقيق ذلك بقول "لا" لأية مهمة خارجية
ثالثاً/ تعلّم التفويض ومارسه حسب الإمكان
يمكنك تفويض موظفين آخرين وزملاء لأداء المهام التي ليس لديك وقت لإنجازها، أو لا تجيد مهاراتها اللازمة، وبذلك يساعدك التفويض على توسيع وقتك وإنجاز المزيد من المهام وأنت مرتاح .
رابعاً/ لتكن لديك مواعيد نهائية صارمة لإنجاز المهام الرئيسة
المهام الرئيسة دسمة وضخمة في العادة، ولذلك فإن الكثيرين يتثاقلون عن أدائها، ويتهرّبون من إنجازها، وتلك من أسوأ العادات التي يمكن فعلها فالمماطلة في إنجاز المهمة يجعلها تستغرق وقتا وجهداً كبيرين جداً، وتضع الإنسان تحت ضغط كبير مستمر .
للتخلص من هذا الثقل يمكن تقسيم المهمة الكبيرة إلى عدة مهام صغيرة متسلسلة، وأنجز كلاً منها على حدة، وحاول أن تنجزها بأفضل جودة ممكنة، ولا تنس تحديد وقت للتسليم، وكن صارماً جداً في إنجاز المهمة على وقتها المحدد.
خامساً/ أدر وقتك بشكل صحيح
إدارة الوقت تتحقق بإعداد خطة يومية تضبط أداء المهام في ساعات محددة، وتحديد أوقات للأنشطة الأخرى، سواء كانت اجتماعية أو دينية أو ترفيهية.
كما أن التخلص من الملهيات والمشتتات ومضيعات الوقت يوفر قسماً كبيراً من الوقت نغفل عنه ولا نعلم أنه ضائع فيما لا يفيد، ويلي ذلك محاولة إحراز أهداف حقيقية في أوقات قياسية.
التخلص من الملهيات والمشتتات ومضيعات الوقت يوفر قسماً كبيراً من الوقت نغفل عنه ولا نعلم أنه ضائع فيما لا يفيد
اقرأ: 30 نصيحة لاستغلال قوة التركيز في تحقيق النجاح والسعادة
سادساً/ تعلم الكتابة السريعة، واستخدام اختصارات لوحة المفاتيح
أصبحت التكنولوجيا في هذه الأيام أحد أهم مفاتيح الثروة والنجاح والكفاءة، لدرجة أن امتدت لتصبح جزءاً رئيساً من حياتنا اليومية والاجتماعية والدينية، ولكن ومع ذلك وبالرغم من أن معظمنا يقضي أمام الشاشات عشرات الساعات، إلا أن قلّة منا فقط من يعرفون التعامل الذكي مع لوحة المفاتيح والاختصارات التي تسهل العمل .
ولأن الطباعة الاحترافية واستخدام الاختصارات تساعد في تسريع العمل وإنجاز الكثير من الأعمال في وقت قياسي وكتابة مئات الصفحات في بضع ساعات فقط، وإجراء محادثات ناجحة بسرعة قياسية، فإنها أصبحت من الطرائق الذكية للعمل بذكاء وتسهيل المهمات وإنجاز العمل بسلاسة.
سابعاً/ تعرف على كيفية إنشاء واستخدام MACROS
وحدات الماكرو هي برامج صغيرة يمكنك كتابتها وتصميميها لتنفيذ مهامك المتكررة، وهي ميزة متوفرة في نظام تشغيل كمبيوتر Windows وبيئة Microsoft Office، ويمكنك إنشاء وحدات ماكرو في برامج مثل Excel لمساعدتك في إكمال المهام التي تتكرر معك كثيراً.
برامج الماكرو سوف توفر وقتك وطاقتك وتساعدك لإنجاز مهامك بذكاء!
ثامناً/ استبدل المراسلات بالاتصالات
لأن كتابة وإرسال البريد الإلكتروني يستغرق وقتاً، زد على ذلك انتظار الرد وحيرة التساؤل إن كان المرسل إليه قد اطلع على البريد أم ليس بعد، يمكن استبدال البريد الإلكتروني بالاتصال المباشر واستئناف تنفيذ القرارات ومباشرة الأعمال.
تاسعاً/ احصل على قسط من الراحة ورفّه عن نفسك من وقت لآخر
الحالة النفسية والصحة الجسدية تتطلب الحصول على قسط من الراحة، والترفيه عن القلب بين وقت ووقت، وحين نتحدث عن الطرائق الذكية لإنجاز العمل بأعلى جودة، يجب أن نتحدث عن البقاء في صحة جسدية ونفسية ممتازة.
ولتحقيق ذلك يمكنك استقطاع خمس عشرة ساعة يومية للاسترخاء بين جدول أعمالك ومهامك الرئيسة؛ وذلك لاستعادة قوتك وإنعاش طاقتك وتنشيط عقلك .
حين نتحدث عن الطرائق الذكية لإنجاز العمل بأعلى جودة، يجب أن نتحدث عن البقاء في صحة جسدية ونفسية ممتازة
اقرأ: ماذا تفعل إذا حاصرك الملل في العمل؟
عاشراً/ قسّم عملك إلى أقسام أصغر، وأسهل؛ لتنجز كلاً منها على حدة وفي مكان مختلف
طريقة عمل مستحدثة يطلق عليها: "Popcorn Workstation" وتعتمد على تغيير مكان العمل بين مهمة ومهمة وتجديد البيئة؛ لأن ذلك يدعم العمل الذكي، ويعزز الإبداع، ويحافظ على مستوى الطاقة المتجددة، وتدافع الأفكار... هكذا تفعل أفضل وأنجح الشركات العالمية مع موظفيها.
وأخيراً... كن على ثقة...
إن استراتيجيات إنجاز العمل الذكية سوف تساعدك على إنجاز أعمال ذات جودة احترافية، في أقصر وقت وبدون أن تستهلك طاقتك، وفائدة دمج تلك الاستراتيجيات في طريقة أداء عملك تمنحك مزايا إضافية غير إنجازه، فمثلاً/ باستغلال طرائق العمل الذكية ستستمتع بالكثير من الطاقة والوقت لقضائها مع الأحبة والاستمتاع بهواياتك أو الترفيه عن نفسك بما تحب وأينما أحببت!
كتب ذات صلة بالموضوع
معلومات الموضوع
مراجع ومصادر
- مترجم بتصرف https://greatperformersacademy.com/habits/10-effective-and-efficient-ways-to-work-smarter-not-harder
