على كثرة ما توفر في زمننا من تكنولوجيا، فإن عملية تنظيم الوقت واستغلاله تظل هدفًا صعب المنال لكثير منا، ومن أبرز الأسئلة التي تتعلق بمسألة تنظيم اليوم هي: ماذا أفعل أولًا؟ وكيف يكون يومي منتجًا؟ وكيف أرتب الأولويات؟ وغيرها الكثير، سأعرض هنا سبع طرائق فاعلة وعملية وسهلة التطبيق للخروج بأفضل نتائج لاستغلال الوقت وتنظيمه:
1. حدد ثلاث مَهَمَّات أساسية:
احرص على تخصيص خمس دقائق من وقتك يوميًا لتحديد أهم ثلاث مَهَمَّات في اليوم واحرص على إنجازها هي أولًا ؛ فالإحباط الذي يواجه الكثير منا غالبًا ما يكون سببه هو إعداد قوائم طويلة لا تنتهي من الإنجازات، والتي تحتاج أسبوعًا على الأقل لإنجازها ناهيك عن يوم واحد!ثم يمضي الأسبوع في محاولة لإنجاز مهمَّة هنا وحل موضوع آخر هناك وينتهي بدون أي إنجاز يذكر، بينما ستوجه هذه القاعدة تركيزك ومجهودك نحو مَهَمَّات معينة تهدف لإنجاز أكبر وإنتاجية أعلى.
الإحباط الذي يواجه الكثير منا غالبًا ما يكون سببه هو إعداد قوائم طويلة لا تنتهي من الإنجازات، والتي تحتاج أسبوعًا على الأقل لإنجازها ناهيك عن يوم واحد!
2. تحديد المَهَمَّات بناء على درجة نشاطك:
حدد أولًا أكثر الأوقات التي تكون فيها نشيطًا أثناء اليوم: الفترة الصباحية أو بعد الظهر أو الفترة المسائية، ثم قسم الأنشطة والمَهَمَّات على هذا الأساس، وخصص دائمًا الوقت الأكثر نشاطًا للمَهَمَّات الأساسية والتي تحتاج تركيزًا أكثر وتمثل أولوية أكبر بالنسبة لك، أما الأمور الثانوية فأجلها للساعات التي تقل فيها طاقتك، فإن حصل وعجزت عن إنجازها فلا بأس في تأجيلها طالما أديت الأساسي من المَهَمَّات.
3. تقنية البومودورو:
وتعتمد على تحديد مَهَمة معينة وتقسيمها إلى مراحل، فلا تتعدى كل مرحلة خمسًا وعشرين دقيقة، ويتم تنفيذ هذه التقنية كما يلي:
* اختيار العمل الذي تريد تأديته وليكن أهم إنجاز لليوم.
* ضبط المؤقت ليرن كل خمس وعشرين دقيقة.
* البدء في العمل حتى ينتهي المؤقت.
* أخذ فترة راحة قصيرة لمدة خمس دقائق ثم استكمال النشاط مرة أخرى.
* عند كل أربع بروموداري (فترات عمل) تُؤخذ فترة راحة من عشر إلى خمس عشرة دقيقة.
تساعد هذه الطريقة على تقسيم المَهَمَّات بصورة أفضل وترفع نسبة التركيز وتبسِّط عملية التخطيط والتنظيم.
خصص دائمًا الوقت الأكثر نشاطًا للمَهَمَّات الأساسية والتي تحتاج تركيزًا أكثر وتمثل أولوية أكبر بالنسبة لك
4. خرافة تعدد المَهَمَّات:
إن فكرة أداء أكثر من عمل أو مهمة في ذات الوقت لتحقيق أكبر قدر ممكن من الإنجازات واستغلال الوقت هي مجرد أسطورة لا صحة لها من الناحية العلمية، وعلى العكس تمامًا، فإن محاولة التركيز على أكثر من مهمة في ذات الوقت يؤدي إلى التشتت ويطيل المدة التي من المفترض إنجاز المهمة خلالها .
من جهة أخرى فإنه يمكن تطبيق قاعدة تعدد المَهَمَّات في حالة أن تكون إحدى المهمتين تلقائية ولا تحتاج إلى تركيز، كالمشي والاستماع مثلًا، فالمشي عملية تلقائية لا تحتاج لأي نوع من التركيز أو الإتقان، وحينها يمكن للإنسان التركيز على ما يسمع.
5. استغلال الأوقات البينية:
كثيرًا ما تضيع أوقات الانتظار أو ركوب المواصلات هباء، وهذه الأوقات أولى بالاستغلال خاصة في الأمور التي لا تتطلب تركيزًا شديدًا، ولكنها مهمة كذلك مثل: ذكر الله، وقراءة الكتب، والاستماع لكتب أو محتوى تعليمي هادف، وأحيانًا تدوين قائمة بالمَهَمَّات والإنجازات.6. التزم جدولًا ولا تحدد أمدًا:
بعضنا قد يحرص على تحديد موعد أو تاريخ لإنهاء مهمة ما بدلًا من تخصيص جدول زمني لها، فمثلًا، عوضًا عن تحديد تاريخ معين لإنهاء تأليف كتاب يكون أمده بعد ستة أشهر، فالأوقع هو تخصيص وقت محدد وبصورة يومية لكتابة عدد معين من صفحات الكتاب، ولنقل عشر صفحات يوميًا، هذه الخطوة ستسهم في إنهاء المهمة بشكل أسرع وبصورة عملية، من جهة أخرى، إذا حرصت على تحديد تاريخ معين فحسب لإنهاء المهمة دون الحرص على أداء جزء منها يوميًا، فإن هذا قد يترتب عليه عدم الالتزام بها أو تأجيلها حتى يقترب الموعد المحدد، ويضيع الوقت هباء منثورًا.
إن فكرة أداء أكثر من عمل أو مهمة في ذات الوقت لتحقيق أكبر قدر ممكن من الإنجازات واستغلال الوقت هي مجرد أسطورة لا صحة لها من الناحية العلمية
7. تقسيم المَهَمَّات الكبيرة إلى عدة مَهَمَّات صغيرة:
إذا عدنا لمثال تأليف الكتاب وافترضنا أن موضوع الكتاب سيدور حول كيفية تعلم أية لغة وإتقانها في فترة قصيرة، فإن هذا العمل يعد من المَهَمَّات الكبيرة، وبالتالي يمكن تقسيمه إلى مَهَمَّات أصغر تكون أكثر وضوحًا وبالتالي يسهل تنفيذها مثل:
- تحديد المراجع والكتب التي سيحتاجها الكاتب.
- جمع موضوعات مختلفة تتحدث عن إتقان اللغات.
- ذكر أمثلة لأناس تمكنوا فعلًا من إتقان اللغة وممارستها في فترة قصيرة.
- عرض الوسائل والطرق التي تساعد على تعلم اللغة وإتقانها.
- اقتراح عناوين لمواقع تساعد من يرغب بتعلم أية لغة.
تنظيم الوقت هو من أهم المهارات التي يجب أن يحرص على اكتسابها كل إنسان، فبتنظيم الوقت تنتظم شؤون الحياة وتُقضى الواجبات وتتحقق الأهداف، أما تضييع الوقت وبعثرته فلا يجلب على صاحبه إلا الحزن والحسرات.
